Актуализация и ведение клиентской базы для обзвона относится к рутинным, но крайне важным задачам. Для организации продаж и постоянного поддержания уровня заинтересованности необходимо иметь действующий список потенциальных клиентов, разделенных на категории по ряду признаков. 

В чем состоит смысл ведения клиентской базы с актуализацией номеров? 

В чем смысл формирования и поддержания базы данных для обзвона клиентов? Это список контактов, которым вы можете предложить свои услуги и продукты, но его содержимое динамично, так как по многим причинам происходят изменения:

  • меняются телефонные номера компаний, на часть из них устанавливаются факсы и автоответчики;
  • меняются функции сотрудников, что приводит к ротации ЛПР в компаниях;
  • партнеры расширяют или изменяют профиль деятельности;
  • происходит процесс отбора поставщиков, смены приоритетов и задач в среднесрочной перспективе. 

Практика показывает, что примерно 15 % имеющихся в базе для холодного обзвона номеров телефонов каждый месяц либо утрачивает актуальность, либо прекращает существование. Холодные звонки по таким номерам не просто теряют эффективность. Это потеря времени, лишние затраты и отвлечение менеджеров от их прямых задач — обзвона теплой базы потенциальных клиентов с результатом — продажами. 

Категории телефонных контактов в базе клиентов 

Как провести актуализацию клиентской базы с применением телемаркетинговых технологий? Для этого необходимо организовать массированные холодные звонки по всем имеющимся номерам и выделить несколько категорий абонентов:

  • номера с автоответчиками и факсами — категория минимальных перспектив, допускается редкий прозвон для уточнения;
  • номера, перешедшие другим компаниям — категория отсутствия перспектив;
  • номера с перспективой выхода на ЛПР и вероятностью теплых звонков — регулярный обзвон;
  • номера с выходом на ЛПР, установленным контактом и подтверждением — регулярные частые напоминания о своих предложениях и услугах с высокой вероятностью продаж. 

После категоризации обзвон клиентов по базе становится систематическим, результативным и целенаправленным. Однако, остается нерешенным ряд вопросов, связанных с технической и организационной стороной дела. 

Почему ведение клиентской базы лучше поручить колл-центру 

Первый этап актуализации — выявление номеров с отсутствующей или минимальной перспективой представляет собой рутинную, отнимающую много времени задачу. Оптимальным решением, позволяющим учесть все особенности прозвона, остается обращение к услугам колл-центра, профессионально организующего такого рода работы. Для ведения и поддержания клиентской базы в актуальном состоянии используется специальное оборудование, программное обеспечение и алгоритмы работы операторов, учитывающие особенности контакта с собеседниками разного уровня. 

Планирование расходов на использование клиентской базы сложно с точки зрения учета всех составляющих. При обращении в колл-центр заказчик получает доступ к пакетным тарифам, в которых заложено оптимальное соотношение стоимости, количества и периодизации звонков, возможность администрирования системы коммуникации.